جدیدترین تغییرات سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد اعلام شد - وبلاگ دریا

به گزارش وبلاگ دریا، مجری طرح پایش دانشگاه آزاد جدیدترین تغییرات اعمال شده در سامانه پژوهشیار این دانشگاه را تشریح کرد.

به گزارش گروه دانشگاه وبلاگ دریا به نقل از دانشگاه آزاد، محمد علی اکبری مجری طرح پایش دانشگاه آزاد با اشاره به نوترین تغییرات اعمال شده در سامانه پژوهشیار گفت: پس از آنالیز فنی سامانه پژوهشیار، ویژگی های نوی به سامانه اضافه نموده شده که از جمله این تغییرات می توان به اتصال پژوهشیار به سامانه ساجد و فرایند نو اختصاص ظرفیت اساتید اشاره نمود.

وی ادامه داد: اختصاص ظرفیت دانشجویان تحصیلات تکمیلی به اساتید، براساس آیین نامه نو ظرفیت اساتید دانشگاه آزاد اسلامی خواهد بود. این آیین نامه دارای جنبه های نوی است که در آن ظرفیت اساتید به طور کلی برحسب مرتبه علمی و به طور سالانه دیده شده است. بعلاوه برای اساتیدی که اقدام به جذب دانشجو در قالب طرح پایش نمایند، ظرفیت تشویقی در نظر گرفته شده است.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی با بیان اینکه ظرفیت اعضای هیات علمی نوع (الف) و (ب) با یکدیگر فرق دارد، گفت: آیین نامه نو، این امکان را به اساتید می دهد تا با رعایت بعضی از شرایط و ضوابط خاص مندرج، تمامی ظرفیت خود را به دانشجویان دکتری تخصصی اختصاص دهند.

علی اکبری اظهار داشت: در راستای اعمال این آیین نامه در سامانه پژوهشیار، لازم بود اطلاعات اعضای هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی، از سامانه ساجد به سامانه پژوهشیار منتقل گردد. از اواخر سال گذشته، کار طراحی وب سرویس مورداحتیاج از سوی تیم توسعه سامانه ساجد انجام شد و طی چند ماه اخیر بار ها مورد آنالیز و بازنگری نهاده شد تا بیشترین تطابق با داده های سامانه پژوهشیار را داشته باشد.

وی اضافه نمود: بعلاوه در فرایند طراحی شده، اطلاعات دریافتی از سامانه ساجد به طور اتوماتیک در پروفایل کاربری سامانه پژوهشیار درج می گردد. این اطلاعات به طور اتوماتیک برای اختصاص ظرفیت به اساتید استفاده می گردد.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی گفت: برای اساتید حق التدریس عضو هیات علمی و حق التدریس غیر هیات علمی، این امکان در سامانه ایجاد شده که بتوانند اطلاعات مورد احتیاج را در پروفایل کاربری خود وارد نمایند. در حال حاضر این امکان به ادمین های واحد دانشگاهی داده خواهد شد تا با رویت اطلاعات این دسته از اساتید بتوانند اطلاعات آن ها را مورد تایید/عدم تایید قرار دهند. در صورت تایید اطلاعات اساتید، سامانه به طور اتوماتیک ظرفیت مورد نظر را به استاد اختصاص می دهد.

وی با بیان اینکه به منظور افزایش کارایی سامانه، مدیریت ظرفیت به اساتید سپرده شده است، گفت: اساتید در پنل فعالیت های شما: مدیریت ظرفیت پذیرش دانشجو می توانند ظرفیت های هدایت و مشاوره خود را برای مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی به طور جداگانه انتخاب نمایند. طراحی و اجرای این فرایند، یکی از مهمترین خواسته های مدیران سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و واحد های دانشگاهی بود، چراکه اساتید بهتر از هر فرد دیگری می توانند ظرفیت پذیرش دانشجوی خود را مدیریت نمایند.

طراحی فرایند گردش کار دانشجویان غیرایرانی در سامانه پژوهشیار

علی اکبری طراحی فرایند گردش کار دانشجویان غیرایرانی در سامانه پژوهشیار را از دیگر تغییرات این سامانه اسم کرد و اضافه نمود: با توجه به پذیرش تعداد قابل توجه دانشجوی غیرایرانی در مقاطع تحصیلی کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی دانشگاه آزاد اسلامی و الزامات خاص این دسته از دانشجویان، با همکاری معاونت پژوهشی و امور بین الملل دانشگاه آزاد اسلامی واحد اصفهان (خوراسگان) فرایند های الزام دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی در سامانه طراحی شده است.

وی ادامه داد: یکی از بزرگترین الزامات در این راستا، پیاده سازی نسخه دو زبانه سامانه پژوهشیار (فارسی/انگلیسی) بوده که طراحی این فرایند از اوایل تابستان امسال شروع شده و اکنون به آخرین مراحل خود رسیده و پس از آنالیز و اخذ تاییدیه نهایی، بر روی سرور اصلی سامانه راه اندازی خواهد شد.

برقراری وِب سرویس میان سامانه های سا ها و پژوهشیار

علی اکبری یکی دیگر از موارد اجرا شده در سامانه پژوهشیار را برقراری وب سرویس میان سامانه های پژوهشیار و سا ها است برشمرد و گفت: با استفاده از این وب سرویس، اطلاعات آزمایشگاهی دانشجویان تحصیلات تکمیلی که در سامانه سا ها ثبت شده، به سامانه پژوهشیار منتقل می گردد.

فرایند اتوماتیک ثبت تاریخ تصویب پروپوزال در سامانه پژوهشیار

وی با بیان اینکه ثبت تاریخ تصویب پروپوزال اشتباه یکی از رایج ترین مسائل دانشجویان در سامانه پژوهشیار بود، توضیح داد: دلایل زیادی برای درج اشتباه تاریخ تصویب پروپوزال دانشجویان در سامانه وجود داشت که مهمترین آن ها ثبت نام دیرهنگام دانشجویان در سامانه، رها کردن فرایند تکمیل پروپوزال به وسیله دانشجویان، عدم تنظیم به موقع صورتجلسات برای دانشجویان به وسیله مدیران گروه بود و هر یک از این موارد درنهایت برای دانشجویان مشکل ایجاد می کرد.

وی گفت: برای به حداقل رساندن این مسائل، فرایند نوی برای درج اتوماتیک تاریخ تصویب پروپوزال برای دانشجویان در نظر گرفته شد که در این فرایند، آخرین تاریخ تایید استاد راهنما و ورود پروپوزال دانشجو به کارتابل مدیر گروه، به اسم تاریخ تصویب پروپوزال دانشجو ثبت می گردد.

فعال سازی لودبالانسر برای سامانه پژوهشیار

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی فعال سازی لودبالانسر به منظور رفع کندی و قطعی سامانه را از دیگر تغییرات پژوهشیار اسم کرد و ادامه داد: در زمان های پیک دفاع دانشجویان، به علت تعداد زیاد کاربران سامانه، فشار بسیار زیادی بر سرور سامانه وارد می گردد و در بعضی مواقع سبب کندی و یا قطعی موقتی سامانه می گردد. چنین اتفاقی تاثیر مستقیم بر روی عملکرد کاربران سامانه داشت و از سوی دیگر فشار بسیار زیادی بر پشتیبانی فنی سامانه وارد می کرد.

وی اضافه نمود: برای رفع کردن این مشکل، ضمن بهینه سازی هایی که به طور مستمر بر نرم افزار پژوهشیار انجام می گردد، نصب و راه اندازی لودبالانسر در دستور کار نهاده شد. در نهایت پس از چند ماه کار فنی و انجام هماهنگی های لازم، لودبالانسر سامانه پژوهشیار شهریور امسال با کمترین اندازه خطا فعال شد.

فعال سازی پاسخگویی تیکت ها برای واحد های دانشگاهی

علی اکبری با اشاره به دیگر ویژگی اضافه نموده شده به سامانه پژوهشیار، اظهار داشت: بسیاری از درخواست های پشتیبانی مطرح شده در سامانه پژوهشیار، ارتباطی به پشتیبانی فنی سامانه ندارد، از جمله مواردی مانند درخواست فعالسازی ویرایش، پیگیری امور از گروه تحصیلی، دانشکده یا واحد دانشگاهی. این ها موارد هستند که باید به وسیله ادمین واحد دانشگاهی انجام گردد.

وی گفت: در این راستا، محیط نوی برای ارجاع تیکت کاربران به واحد های دانشگاهی و پاسخگویی آن ها در سامانه طراحی شده و در حال حاضر به صورت پایلوت در واحد های علوم و تحقیقات، تهران مرکزی، شیراز، اصفهان (واحد خوراسگان) و نجف آباد در حال اجراست. پس از اطمینان از عملکرد درست سیستم نو و رفع ایراد های احتمالی، این فرایند برای تمامی واحد های دانشگاهی فعال خواهد شد.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی اضافه نمود: در این فرایند نو، کارشناسان پشتیبانی سامانه پژوهشیار مستقر در سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی، به طور مستمر بر عملکرد واحد های دانشگاهی در پاسخگویی به تیکت ها نظارت خواهند داشت. مراجعه کمتر دانشجویان به واحد های دانشگاهی برای پیگیری امور بعضی از فرایند های مرسوم و افزایش سرعت در انجام امور، از مهم ترین مزیت های سیستم نو است.

طراحی بیش از 50 گزارش گیری در سامانه پژوهشیار

وی با بیان اینکه سامانه پژوهشیار دارای بانک بزرگی از اطلاعات پروپوزال دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی است، اظهار داشت: اطلاعات بیش از 20 هزار عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی در این سامانه ثبت است که بانک اطلاعاتی بزرگی محسوب می گردد.

علی اکبری اضافه نمود: با توجه به اهمیت این موضوع و احتیاج بخش های مدیریتی سازمان مرکزی و واحد های دانشگاهی، تا به امروز بالغ بر 50 گزارش تهیه شده که از جمله مهمترین و پرکاربردترین آن ها می توان به گزارش از کد TC، گزارش از دانشجویان اساتید، گزارش از ظرفیت اساتید، گزارش واژگان کلیدی پروپوزال ها، گزارش عناوین پروپوزال، سرانجام نامه/رساله و گزارش جلسات پیش دفاع اشاره نمود. فرایند اصلاح گزارش های پیشین و تهیه گزارش های نو امری است که به طور مستمر انجام می گردد.

برقراری وِب سرویس میان سامانه های وادافا و پژوهشیار

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی برگزاری جلسات پیش دفاع متمرکز را یکی از بزرگترین تحولات دانشگاه آزاد اسلامی در مقطع دکتری تخصصی دانست و گفت: با توجه به برگزاری مجازی این جلسات، سامانه وادافا واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد اسلامی، برای برگزاری این جلسات انتخاب شد و این احتیاج به وجود آمد که اطلاعات دانشجویان و اساتید به وسیله برقراری یک وب سرویس از پژوهشیار به سامانه وادافا منتقل گردد. وب سرویس مورداحتیاجد اوایل امسال طراحی شد و دوره های 2،3 و 4 پیش دفاع با استفاده از این وب سرویس برگزار گردید.

وی ادامه داد: در این وب سرویس، اطلاعات دانشجویان، اساتید و فایل های رساله دانشجویان به سامانه وادافا ارسال می گردد. در قالب یک وب سرویس دیگر هم نتایج حاصل از پیش دفاع دانشجویان از سامانه وادافا به پژوهشیار منتقل می گردد، البته در حال حاضر تنها مدیران کل پژوهشی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد به این صورتجلسات دسترسی دارند.

علی اکبری اعمال فیلتر نمره در سامانه پژوهشیار را به اسم یکی دیگر از تغییرات اعمال شده در این سامانه معرفی کرد و گفت: برای تسریع عملکرد واحد های دانشگاهی در استخراج اسامی دانشجویانی که دفاع آن ها اجرا شده است، فیلتر نوی با اسم موارد دارای نمره و موارد بدون نمره برای پروپوزال ها/ سرانجام نامه در سامانه لحاظ شده است. واحد های دانشگاهی می توانند با اعمال این فیلتر ها و استفاده از فیلتر واحد، دانشکده و رشته، اقدام به استخراج اسامی دانشجویانی نمایند که برای آن ها نمره درج شده است.